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          現代白領實用的辦公室5s管理

          點擊次數:  更新時間:2012-10-24 10:10:59  【打印】  【關閉】

          一般企業認為,5s管理(http://www.www.acuitycorp.net/)是指針對車間,倉庫等工作場所的規范化管理,以達到整理工作環境,更好的進行生產作業的效果,從而使生產效率等各個方面得到一個質的提升。其實,5s管理不僅僅只是局限于對生產車間的管理,它對于辦公室和日常的工作也是相當的必要的。只有擁有一個穩定協調的辦公室工作環境,才能夠使得日常文職工作按部就班、有條不紊。

          上海5S管理培訓
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          辦公室5s管理(http://www.www.acuitycorp.net/)主要做到以下幾點:

          (一)、辦公室5s管理-桌面位置擺放規范:辦公文件、票據不能散亂放置于辦公桌上,應分類放進文件夾、文件盒中。經常使用的文件夾、文件盒不能在辦公桌上重疊堆積,應進行分類編號整齊存放在文件框中。不經常使用的文件夾、文件盒應進行分類編號整齊存放在文件柜中。從文件/工具柜中取用的資料用完后及時返還至文件/工具柜。正在使用的文件資料分為待處理、未處理、已處理三類整齊放于辦公桌面,做到需要的文件資料能快速找到。下班后統一歸類,需要繼續處理的存放于辦公桌第二層抽屜。工程人員,使用頻率高的的日常工具放置于隨身攜帶的工具包或整齊的掛在墻上,較常用的工程工具存放于工具柜的外層,使用頻率較低的工程工具放置于工具柜的內層。文件/工具框中的所有文件/工具應擺放整齊有序,不得出現報紙、雜志等與工作無關文件。辦公用品如筆、尺、橡皮、訂書器、起釘器、剪刀、筆筒等,應放在辦公桌右上角或放于第一層抽屜,不能散亂于辦公桌上,取用后放回原位。辦公桌面可放置電腦、正在使用的資料,文件筐、臺歷、電話、茶杯等辦公必備用品,要求擺放整齊,衣服、手套、包等私人物品不能放置于辦公桌面。電腦、電話線應捋順,不得纏繞。辦公電腦桌面整潔,所有文件有清晰的目錄。

          (二)、辦公室5s管理(http://www.www.acuitycorp.net/)-辦公桌抽屜整理規范:第一層:存放個人及客戶名片、筆、眼鏡等小物品,應擺放整齊。第二層:存放正在使用的文件資料及需要保密的資料資料。第三層:私人物品。

          (三)、辦公室5S管理(http://www.www.acuitycorp.net/)制度檢查表:制定完備的辦公室5S管理制度檢查表,合理分配人手進行管理監督。

          (四)、辦公室5s管理(http://www.www.acuitycorp.net/)-辦公區工作紀律規定

          第一條各部門電腦由專人管理使用。操作時必須按照電腦規程進行,不得更改網絡設置,不得私自安裝使用各種軟件,不得私自拆卸電腦,不得訪問非法和不健康網站。

          第二條公司電話為方便與外界溝通、處理公務專用,打業務電話要精簡,盡量縮短通話時間,音量要低,盡量不要影響其他同事的工作,嚴禁擅自用公司打私人電話。

          第三條為保證設備正常運轉,維持辦公區域工作秩序,未經允許不得擅自改動或移動電源、機柜、終端、服務器等,不得私自調換窗口,不得隨意改變各項辦公設施的擺放布局。

          第四條人為造成辦公設施損壞的,責任人或單位按原價賠償。

          第五條員工在上班時間要集中精力完成本職工作,嚴禁做與工作無關的事:如上班時間接待親朋好友、與業務無關的客人;看與工作無關的書籍和報紙;上網玩游戲、聊天;閑談;睡覺等。下班后除確實須完成工作,如無其他加班任務,員工同樣不應逗留公司做與工作無關事情。

          第六條節約使用紙張,對內存檔或傳閱的文件應充分利用紙張;

          第七條員工參加會議或集體活動時,必須遵守紀律做到不遲到、不早退。

          第八條員工外出須報部門經理批準,并寫明外出時間、地點。

          第九條員工攜帶公司的物品離開公司,必須經部門經理同意并遵照公司物品放行管理規定。

          第十條飲水機放置于辦公區域內,供員工和客人使用。飲水杯只供給客人使用,本公司員工應自備水杯。

          第十一條為節約用電,辦公區內照明設施、空調等用電設備在非工作時間內要及時關閉。

          第十二條辦公區內禁止吸煙。

          (五)、辦公室5s管理(http://www.www.acuitycorp.net/)-辦公區域環境衛生管理:辦公區作為公司日常辦公及業務開展的場所,每位員工都應自覺維護辦公區環境衛生。

          第一條辦公區衛生實行管理負責制,各負其責,獎優罰劣。

          第二條公司員工必須養成良好的衛生習慣,做到不隨地吐痰,不亂丟紙屑,不亂倒茶葉渣,工作資料、用品擺放整齊,保持室內外的清潔衛生。

          第三條各部門辦公場所必須保持辦公區域整潔衛生,桌上物品擺放得體,整齊有序,下班前桌椅擺放整齊,柜臺上遺留物品全部清理,做到四凈(窗凈、桌凈、地面凈、墻面凈),四無(無灰塵、無煙蒂、無四害、無痰跡)。具體要求如下:

          1.小心避免茶水、飲料、食物等污染地面,垃圾、茶水等廢棄物必須放置于規定的分類垃圾桶內,不得任意亂倒、亂堆積;

          2.文件柜里的資料要排放整齊,逾期或廢棄文件要定期處理或銷毀,避免多余物品占用文件柜的使用空間;

          3.各部門有責任保持部門公告欄(白板)整潔,不得亂涂亂畫,通知通告應粘貼擺正,超過一周以上的應取下存檔;

          4.每位員工應注意保持個人辦公區域整潔。每天下班后將個人的辦公椅、辦公用品、文件放置適合的位置。

          第四條全體員工都有權利和義務對違反本制度、不講衛生的行進行勸阻和制止。

          第五條公司安排值日生每天下午下班后打掃衛生。范圍包括地面、櫥柜、接待室等。

          (六)、辦公室5s管理(http://www.www.acuitycorp.net/)-辦公室安全管理

          第一條辦公室內不準存放資金、存款單、有價證券及其他貴重細軟物品。

          第二條財務室及其他保存有貴重、機要物品的房間,必須采取完善的安全防范措施,財務室無人時要出入鎖門。

          第三條辦公室內要時刻注意用電的安全,不私自使用大容量電器,要經常檢查線路安全,要有控制電源、火種的安全具體措施。

          第四條每天中午休息時間值班人員要確保在辦公室,下班后最后離開辦公室的人員,必須確保檢查好門窗、電源、電腦等。

          第五條會議室、辦公室、櫥柜等鑰匙行政人員要妥善保管,在無人時要確保關門。

          第六條落實辦公室安全責任制。室內發現失竊案件或火災事故要查明原因,明確責任,并按情節輕重給予責任人相應處理,情節嚴重者,交由公安司法機關處理。

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